Вихідна кореспонденція: журнали реєстрації, обліку, зразки, правила заповнення

У будь-якій сфері народного господарства обов’язково існує діловодство, що включає безліч функцій. Серед них облік вхідної та вихідної кореспонденції є одним з основних. Немає жодного підприємства, яке функціонує ізольовано від інших організацій. Обов’язково здійснюється зв’язок і співпрацю з клієнтами, постачальниками, фінансовими та іншими установами. Тому без кореспонденції виробничий процес обійтися не може. Хто займається реєстрацією вступників та листів, що відправляються? Як правильно вести їх облік? Кому і навіщо це потрібно? Розглянемо ці питання в статті.

Категорії кореспонденції. Особливості вихідної документації

Форм і типів документів існує безліч, але всі вони діляться тільки на дві основні категорії:

  • Відсилаються (вихідна кореспонденція).
  • Отримувані (вхідна кореспонденція).

Розглянемо значення кожної категорії.

Кореспонденція, що іменується виходить, може відправлятися таким адресатам:

  • Вищі інстанції.
  • Нижчі організації.
  • Підприємства-партнери.
  • Відділи, цеху та інші структурні підрозділи підприємства.

Які документи відправляються до вищих інстанцій?

Практично кожне підприємство знаходиться в підпорядкуванні будь-яких організацій (районних, відомчих, регіональних, а також міністерств).Вихідна кореспонденція, що відправляється в ці установи, може являти собою звіти, рапорти, плани на місяць, квартал, рік, відповіді на запити. Як правило, вона оформляється на затверджених стандартних бланках або на звичайних аркушах з логотипом підприємства.

облік вхідної та вихідної кореспонденції

Документи для нижчестоящих організацій

Не всі, але багато підприємств співпрацюють з організаціями, що перебувають у їх підпорядкуванні. Це можуть бути виконавчі органи, філії, дрібні фірми та інші. Відправляється їм кореспонденція може являти собою директиви, накази, повідомлення, положення, розпорядження, навчальні матеріали. Вона також оформляється на бланках або звичайних листах з логотипом підприємства. Крім того, інструкції та навчальні матеріали можуть мати вигляд брошур і методичок, але до них повинні додаватися вказівки на стандартних бланках або супровідні листи з печатками і підписами. Якщо таких немає, то самі методички та брошури повинні мати печатку підприємства-відправника та підписи відповідальних осіб.

Документація для фірм-партнерів

Як правило, в даному випадку мова йде про постачальників, реалізаторів і клієнтів. Відправляється їм кореспонденція - це замовлення, повідомлення про отримання товару, претензії, рекламні проспекти, повідомлення про зміну будь-яких умов договору або контракту, ділові пропозиції.

Слід зауважити, що рекламні матеріали, прайс-листи, привітання, запрошення, наприклад, на презентацію реєструвати не потрібно.

Документація в рамках однієї організації

Такий вид вихідної кореспонденції має місце на підприємствах, де існує 2 і більше відділу, цеху, підрозділу. У таких випадках керівну ланку видає накази, постанови, керівництва, інструкції та подібні документи, які розсилаються по відділах і цехах. Тоді для керівників і адміністрації така кореспонденція буде вихідної, а для цеху або відділу - входить.

Правила оформлення журналу

Незалежно від того, куди вирушає документ, він обов’язково повинен враховуватися. Для цього існують журнали реєстрації вихідної кореспонденції. За часів, коли не існувало комп’ютерів і інтернету, такі журнали велися від руки. Вони могли мати довільний вигляд. Використовуватися могли загальний зошит, книга обліку, блокнот. Головне, журнал повинен був мати прошиті листи, щоб їх не можна було вирвати. Крім того, їх потрібно пронумерувати. На титульному аркуші журналу вказувалася дата, коли він був заведений. Раніше було потрібно сторінки прошивати нитками, їх кінці заклеювати аркушем паперу, на який потрібно було ставити печатку і підпис відповідальної особи. Також на цьому листку проставляється загальна кількість пронумерованих сторінок. Виправлення не допускалися.

Зараз прошивання журналу нитками зберігається при реєстрації особливо важливих документів, що мають фінансову або юридичну цінність.

Сторінки в журналі нумеруються на більшості підприємств.

Коли заповнюється останній рядок журналу, проставляється дата його закінчення. Зберігається він від 3 до 5 років. Це залежить від виду кореспонденції, в ньому реєструється. Особливо важливими вважаються судові постанови, фінансові рахунки, довгострокові договори тощо. Утилізувати журнал можна тільки в тому випадку, якщо кожен із записаних в ньому документів втратив свою юридичну силу.

Комп'ютер на допомогу!

У наш вік комп’ютерних технологій важко знайти діловода, розкреслюють журнал вхідної та вихідної кореспонденції від руки. Зараз існує певна програма, що дозволяє роздруковувати бланки або вести облік в комп’ютері. Щоб нею скористатися, потрібно мати:

  • Комп'ютер з програмами MS Office, MS Excel.
  • Принтер.
  • Сканер.
  • Комп'ютерну електронну пошту.
  • Штамп такого виду: "Вхід. № _______, "____" ___________ 20 ___ г. "Його можна набрати вручну або придбати готовий.

Далі потрібно зайти в програму, завантажити потрібний бланк і починати з ним працювати. Можна роздрукувати бланк, зробити безліч ксерокопій, зшити їх. Вийде журнал, в якому потрібно буде робити записи від руки. Можна не роздруковувати, вести реєстрацію прямо в комп’ютері. Як правило, так ведеться облік документів, за які не потрібно розписуватися.

Скільки потрібно журналів?

зразок оформлення журналу

Найчастіше на підприємствах ведеться один журнал вихідної кореспонденції. Однак деякі організації, які мають безліч партнерів і інших адресатів, можуть заводити кілька подібних журналів, наприклад, такі:

  • Для реєстрації кореспонденції, що відправляється стороннім організаціям та для документів всередині підприємства.
  • Для листів, що відправляються вітчизняним компаніям і закордонним.
  • Для документів, призначених певним організаціям (наприклад, в центральне управління, міністерство і так далі) і всім іншим. Це робиться для зручності ведення документообігу, але будь-який журнал оформляється за єдиним стандартом.

Крім того, в деяких організаціях заводять окремі журнали на кожен вид документації. Наприклад, для реєстрації вихідних наказів, бухгалтерських розпоряджень, повідомлень, методичок, скарг клієнтів, протоколів і так далі. Для обліку таких документів можуть застосовуватися бланки з іншими графами.

Як вести записи в журналі

Слід сказати, що форми бланків приблизно однакові для обліку всіх видів вихідної кореспонденції. Зразок, який демонструє, яке повинно бути оформлення, наведено в нашій статті.

бланк вихідної кореспонденції

Вгорі кожної сторінки є “шапка” з графами:

  • Порядковий номер запису, він же проставляється на документі.
  • Дата відправлення.
  • Назва документа (наприклад, "Звіт про виконану роботу").
  • Короткий зміст (буквально пара пропозицій, також можна проставляти номер документа).
  • Найменування установи, куди вирушає кореспонденція.
  • Підпис відповідальної особи, ведучого реєстрацію.
  • Спосіб відправлення (звичайною або електронною поштою, факсом). Цей пункт додався з появою нових технологій. Раніше його в журналах реєстрації кореспонденції не було.
  • Якщо відправляється відповідь на запит або звіт про виконання, в журналі слід зазначати номер документа, на підставі якого створено відправляється лист. Також обов'язково потрібно вказувати дані про виконавця (ПІБ, посада).
  • Кількість екземплярів. Іноді окремо виділяється графа, в якій проставляється число сторінок в екземплярі.
  • Примітка. Тут вказується інформація, яка не увійшла в попередні графи.

Якщо вихідний документ не є відповіддю на запит або звітом, в графах про виконання і відповідальну особу ставляться прочерки.

У наш час практично не змінилися зміст і заповнення журналу вихідної кореспонденції. Зразок представлений вище.

як правильно робити записи в журналі

Вхідна кореспонденція

Листи і документи можуть надходити на підприємство з таких джерел:

  1. Вищі інстанції.
  2. Нижчі організації.
  3. Фірми-партнери.
  4. Інші установи, що не відносяться до попередніх пунктів (міліція, банки, суди, приватні громадяни і так далі).
  5. Усередині підприємства вхідна кореспонденція може надійти з адміністрації або інший структурної одиниці, наприклад, з бухгалтерії.

Вище ми розглянули, які папери можуть становити кореспонденцію з організацій, зазначених в перших трьох пунктах.

Документами з інших установ можуть бути повістка якого-небудь співробітникові, виконавчий лист, рішення суду, позов, скарга або заява приватної особи і так далі.

Папери, що представляють документообіг всередині підприємства, можуть бути самими різними: накази керівництва, розпорядження, інструкції, розпорядження, нормативи, правила техніки безпеки, повідомлення і так далі.

Робота з вступникам документами

Необхідно вести не тільки облік вихідної кореспонденції, а й входить. Журнал, де реєструються надходять на підприємство листи, оформляється за тими ж правилами, що і для документів, що відправляються.

Різниця полягає в “шапці” на бланках. У ній повинні бути такі графи:

  • Порядковий номер. Він же проставляється на документі.
  • Дата отримання.
  • Організація, яка надіслала документ.
  • Яким чином він отриманий (по факсу, по електронній пошті або звичайним листом).
  • Назва документу.
  • Кількість екземплярів.
  • Куди спрямований документ (цех, відділ або назва папки).

Зразок однієї з форм журналу вхідної кореспонденції представлений нижче.

як вести журнал вихідної кореспонденції

Якщо входять документом є розпорядження або методична розробка керівництва, яке надійшло в цех (відділ) для виконання, в журналі реєстрації обов’язково вказується, хто є відповідальною особою, а також проставляються відмітка про виконання, дата і підпис виконавця.

Хто веде облік?

Реєструвати вхідну і вихідну кореспонденцію може будь-який відповідальна особа, призначена начальником. У такому випадку цей вид трудової діяльності повинен бути включений в його посадову інструкцію або затверджений наказом керівника підприємства. Як правило, діловодством в організаціях займається секретар. Крім того, виконувати реєстрацію кореспонденції може працівник канцелярії або адміністратор (в невеликих компаніях). У деяких організаціях урахуванням кореспонденції займаються два співробітника - укладач і секретар.

У цехах і відділах також ведеться облік надійшла і відправляється документації. Займається цим працівник, якому даний вид діяльності вменен в обов’язки наказом керівництва.

вихідна кореспонденція

Як потрібно правильно вести облік вхідної документації?

Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції - справа не важка, але відповідальна. Обліку підлягають всі документи, що надійшли на підприємство. Якщо вони прийшли з організацій, на них обов’язково повинні бути печатка та підпис керівника. Іноді потрібно і підпис відповідальних осіб, наприклад, головного бухгалтера, якщо це рахунок, виставлений підприємству. На листах від приватних осіб, наприклад, пояснювальних або претензії, може стояти тільки підпис людини, яка цей документ склав.

На більшості підприємств з усієї вхідною кореспонденцією повинен ознайомитися керівник, щоб бути в курсі виробничих процесів. Він сам вирішує, що робити з поданими документами - прийняти до виконання, ознайомити з інформацією причетних осіб або просто підшити папір в папку. Тому секретар, зареєструвавши в журналі надійшов кореспонденцію, надає її начальнику. Той на кожному документі ставить позначку, в який відділ він повинен бути спрямований.

На підставі цього “вердикту” секретар в журналі реєстрації вхідної кореспонденції зазначає у відповідній графі подальшу “долю” кожного листа. Наприклад, нове положення про розрахунок премії може бути направлено в бухгалтерію, методичні вказівки по ТБ - в Техвідділ, а претензія від громадянина Іванова до відділу контролю якості продукції. На цьому робота секретаря з вхідною документацією закінчується.

Як вести облік вихідної кореспонденції?

Вище ми розглянули, які папери можуть ставитися до даного виду документації. У деяких організаціях на окремі запити повинен давати відповідь секретар-референт або укладач. Відповідно до Держстандарту Р 6.30-2003.12, такий документ оформляється на спеціальному бланку або на чистому аркуші з логотипом підприємства. На будь-якому діловому листі, що відправляється в організацію або приватній особі, повинна стояти печатка і підпис керівника. Як правило, секретар повинен зробити ксерокопію документа, яку необхідно підшити в потрібну папку.

журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Реєстрація вихідної кореспонденції здійснюється у відповідному журналі. Секретар повинен перевірити, чи є всі необхідні печатки та підпису, реквізити свого підприємства і тієї організації, для якої складено документ, проставити на ньому номер, що відповідає тому, під яким він вноситься в журнал, дату відправлення, назва папки, в яку підшита копія. Якщо відправляється кореспонденція є відповіддю на яке надійшло лист, потрібно проставити і номер, під яким воно було зареєстровано. Відправляти документи необхідно в день, позначений в журналі реєстрації.

Навіщо потрібен облік кореспонденції?

Деякі люди, далекі від виробництва, вважають, що скрупульозна реєстрація надходить та вихідної кореспонденції - це зайва робота, так зване писанини. Насправді облік кореспонденції виконує такі функції:

  • Впорядковує документообіг.
  • Забезпечує своєчасне реагування на сигнали, що надходять.
  • Раціоналізує обмін інформацією всередині виробництва.
  • Гарантує ефективне участь компанії у зовнішньому економічному житті.
  • Допомагає швидко знайти необхідний документ.

Важливість цієї роботи очевидна, тому підходити до її виконання потрібно відповідально.



ЩЕ ПОЧИТАТИ